Com escriure una carta formal

carta-formal
Compartir

Els millors consells per escriure una carta formal

En la societat actual digital i 3.0, basada en Internet i en el correu electrònic, la necessitat d’escriure una carta formal sorgeix amb menys freqüència que en el passat. No obstant això, de tant en tant ens cal presentar una carta formal per obtenir informació, sol·licitar un programa acadèmic o un treball, escriure una carta formal, ja sigui de queixa o simplement expressar la teva opinió de manera efectiva i coherent.

Des d’YCom, t’ajudem amb els següents punts a seguir per escriure una carta formal.

 

Sigues concís

Indica el propòsit de la teva carta formal en el primer paràgraf i no et desviïs del tema. Tracta d’evitar el llenguatge florit o les paraules extrallargues. La carta ha de ser breu i concisa!

Aquest extracte traduït d’Strunk and White’s The Elements of Style (4a edició) proporciona la regla d’or perfecta per escriure una carta formal:

“L’escriptura vigorosa és concisa. Una oració no ha de contenir paraules innecessàries, un paràgraf no ha de contenir oracions innecessàries, per la mateixa raó que un dibuix no ha de tenir línies innecessàries i una màquina no ha de tenir parts innecessàries. Això no requereix que l’escriptor faci que totes les oracions siguin curtes, o que eviti tots els detalls superflus i tracti els temes només en línies generals, sinó que cada paraula digui”.

Usa el to correcte

Una carta formal o de negocis ha de ser escrita en un to que sigui lleugerament més formal que el seu llenguatge quotidià. Evita el següent:

  • Argot
  • Contraccions com “sóc”, “no puc”, “és”
  • Paraules vagues com “bé i agradable”
  • Sigues cortès i respectuós, fins i tot si t’estàs queixant

Correcció de proves

Vigila! La correcció és molt important.

  • Una vegada que hagis redactat la teva carta formal, revisa la gramàtica i l’ortografia acuradament.
  • Utilitza un corrector ortogràfic i, a continuació, llegeix la carta de nou, ja que el corrector ortogràfic no detectarà tots els errors!
  • Utilitza un diccionari, si cal.
  • Comprova que la gramàtica i la puntuació siguin correctes i asseguri’s que les oracions estiguin completes.

És una bona idea que una altra persona corregeixi la carta formal, fins i tot després que l’hagis fet, ja que és possible que t’hagin passat per alt errors en alguna cosa que has rellegit moltes vegades. Si aquesta carta formal és prou important perquè et prengui el temps per escriure, no s’apressi a completar-la. Els errors disminuiran l’impacte de la declaració o impressió que estàs tractant de fer.

 

Utilitza el format  adequat

Recorda que la primera impressió és la que dura. Fes servir paper de bona qualitat i un sobre a joc per a la teva carta formal! Assegura’t que l’adreça del destinatari sigui correcta i que el seu nom estigui escrit correctament. Igualment important: no t’oblidis de signar la carta!

Formateja la carta

Adherir-se a les convencions estàndard de la bona redacció de cartes formals i presentar la teva carta de manera atractiva assegurarà que els teus pensaments siguin seriosament considerats pel destinatari i que se’ls doni l’atenció i consideració que mereixen. Aquí hi ha alguns consells per formatejar una carta formal:

Encapçalat

L’encapçalat consisteix en la seva adreça (però no el seu nom) i la data. Els números de telèfon i les adreces de correu electrònic no s’acostumen a incloure’s aquí, però són acceptables. Usant el format de bloc, l’encapçalat va en la cantonada superior esquerra de la pàgina.

SERVEIS DIGITALS, S.A
Ciutat Meridiana, 432, 3r 2a

08830 Sant Boi de Llobregat, Barcelona

23 de juliol de 2018

Adreça interior

L’adreça interior consisteix en el nom i l’adreça de la persona a la qual està escrivint. Vostè ha de tractar de dirigir la carta formal a una persona específica, però si no sap el seu nom, almenys tracti d’incloure el seu títol. En general, aquesta adreça es col·loca quatre línies sota l’encapçalament si s’utilitza un processador de text o una línia sota l’encapçalament si la carta s’escriu a mà.

Sr. M. Navarro
Cap de Producció de Xarop (títol)
Antiga Companyia de Serveis Digitals
Duero, 234
22073 OSCA

Salutació

Ho sabies? Surt-te una línia després de l’adreça interior i després escrigui la salutació. L’elecció de salutació depèn de si coneixes o no al destinatari de la carta formal. La salutació més habitual és

Benvolgut

Seguit del nom de la persona i puntuat amb dos punts. Si no saps si la persona a la qual et dirigeixes és un home o una dona, pots començar per

Benvolgut senyor o senyora,

de nou seguit de dos punts.

La Sra.

Es pot usar si no coneixes l’estat civil d’una dona. A més, si la persona té un títol específic com a

Dr.

Assegura’t d’usar-ho! Aquí hi ha alguns exemples de cada salutació:

Benvolgut Sr. Soler,
Benvolguda Sra. Pujades,
Benvolguda Sra. Mallofrè,
Benvolgut Dr. Puig,

Cos

Surt-te una línia després de la salutació i comenci a escriure el cos de la carta formal. Aquesta és la part principal de la carta. Atenció!  Per escriure una carta formal, sempre tingues en compte les regles descrites anteriorment pel que fa a la brevetat i la coherència. És millor usar paràgrafs curts, clars i lògics.

Tancament i signa

Est és el final de la carta. Surt-te una línia després de l’últim paràgraf del cos de la carta i escriu el tancament. Només la primera paraula del tancament ha d’estar en majúscules. Està puntuat amb una coma. Deixa diverses línies després del tancament i escriu (o bé imprimeix) la teva signatura. La signatura manuscrita real ha de ser inserida entre aquestes dues línies impreses, escrites amb tinta.

Sincerament seu,

Joaquim Pujol

La teva signatura mecanografiada marca el final de la carta, i encara que pots escriure una postdata (PD) amb informació extra, és millor incloure tots els detalls pertinents en el cos de la carta perquè gens es passi per alt accidentalment.

Ara que saps com escriure una carta formal, llegeix-la íntegrament per assegurar-te que ha comunicat els seus punts de vista de manera completa i precisa. Llavors, està llesta per ser enviada al seu destinatari!

 

Gemma

Redactora d'YCOM. T'acosta el contingut que genera més conversa a la xarxa.

Últimes entrades de Gemma (Veure'ls tots)